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Das Bundesfinanzministerium hat soeben das lange erwartete Schreiben zur Neuregelung der Frühstückskosten aufgrund des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes veröffentlicht.
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Hinweise zur Anwendung des BMF-Schreibens vom 5.3.2010 zur Neuregelung der Frühstückskosten bei Auswärtstätigkeiten
Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz wurde zum 1.1.2010 bestimmt, dass die Beherbergungsleistungen nur noch mit 7 % Umsatzsteuer belastet werden. Dagegen bleibt es bei dem allgemeinen Umsatzsteuersatz von 19 % für Frühstücksleistungen. Aus diesem Grund sind künftig Übernachtung und Frühstück in der Rechnung grundsätzlich getrennt auszuweisen. Dies hat Auswirkungen auf die Erstattung von Reisekosten, denn gem. R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR konnte bisher bei einem zulässigen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück der Frühstücksteil pauschal mit 20 % des vollen Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen (bei Inlandsreisen 4,80 Euro) angesetzt werden. Bei getrenntem Ausweis der Frühstückskosten ist dies nicht mehr möglich, weil dann als Wert des Frühstücks der ausgewiesene Preis anzusetzen ist. Für das Frühstück ist daher in diesen Fällen als Wert der auf der Rechnung ausgewiesene Betrag anzusetzen, der regelmäßig erheblich über dem Betrag von 4,80 Euro liegt. Die führenden Wirtschaftsverbände hatten daher das Bundesfinanzministerium (BMF) gebeten, die alte Regelung wiederherzustellen. Daraufhin hat nunmehr das BMF in Abstimmung mit den Finanzbehörden der Länder am 5.3.2010 ein Hinweisschreiben zur Anwendung der Neuregelung veröffentlicht.
Hier die wesentlichen Änderungen:
A: Änderungen bei der Umsatzsteuer
1. Abgrenzung der Beherbergungsleistung
Dem Steuersatz von 7 % unterliegen die Beherbergungsleistungen zur Gewährung von Unterkunft für Personen. Zu diesen Leistungen gehören u.a.:
· Überlassung von möblierten und mit anderen Einrichtungsgegenständen (z. B. Fernsehgerät, Radio, Telefon, Zimmersafe) ausgestatteten Räumen
· Überlassung von Bettwäsche, Handtüchern und Bademänteln
· Bereitstellung von Körperpflegeutensilien, Schuhputz- und Nähzeug
· Weckdienst
· Bereitstellung eines Schuhputzautomaten
Keine Beherbergungsleistungen sind dagegen u.a.:
· Überlassung von Tagungsräumen
· Gesondert vereinbarte Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen
· Beförderungen in Schlafwagen der Eisenbahnen
· Überlassung von Kabinen auf der Beförderung dienenden Schiffen
Die Steuerermäßigung mit 7 % gilt ebenfalls nicht für:
· Verpflegungsleistungen (z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension, „All inclusive“)
· Getränkeversorgung aus der Minibar
· Nutzung von Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet)
· Nutzung von Fernsehprogrammen außerhalb des allgemein und ohne gesondertes Entgelt zugänglichen Programms („pay per view“)
· Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden steigern („Wellnessangebote“).
· Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice
2. Angaben in der Rechnung
2.1 Grundsatz
In der Rechnung des Übernachtungsbetriebes sind grundsätzlich die Leistungen entsprechend den Steuersätzen ( 7 % oder 19 % ) aufzuschlüsseln. Das heißt, das Entgelt für die Übernachtung und für das Frühstück ist getrennt in der Rechnung auszuweisen. Erfolgt kein getrennter Ausweis für das Frühstück ist das Entgelt hierfür zu schätzen.
2.2. Vereinfachungsregelung
Es wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn für das Frühstück und andere Hotelleistungen (insbesondere Telekommunikationsnutzung, Reinigung von Kleidung, Park- und Garagennutzung) eine sog. Servicepauschale oder ein sog. Business-Package zusammengefasst in der Rechnung in einem Gesamtbetrag ausgewiesen wird. In diesem Fall wird der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen.
Ebenfalls nicht von der Finanzverwaltung beanstandet wird, wenn der auf diese Servicepauschale bzw. das Business-Package entfallende Entgelt mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt wird.
Diese Vereinfachungsregelung gilt auch für Kleinbetragsrechnungen bis zum Betrag von 150 Euro.
B: Änderungen bei der Lohnsteuer
Neu geregelt ist die Bewertung des Frühstücks in Zusammenhang mit einer Übernachtung anlässlich einer Auswärtstätigkeit.
1. Ansatz des Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert von z.Z. 1,57 Euro
Bisher konnte das Frühstück nur dann mit einem Wert von 1,57 Euro (das ist der amtliche Sachbezugswert gem. Sozialversicherungsentgeltverordnung) angesetzt werden, wenn das Frühstück vor Antritt der Reise schriftlich vom Arbeitgeber vorbestellt wurde. Der Arbeitnehmer durfte das Frühstück selbst nicht bestellen. Außerdem musste die Bestellung schriftlich vor Antritt der Reise durch den Arbeitgeber erfolgen.
Künftig kann die Frühstücksmahlzeit dann mit dem amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 1,57 Euro angesetzt werden, wenn
· die Reise im Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird und der Arbeitgeber daher die Reisekosten dem Mitarbeiter ersetzt und
· die Rechnung für das Frühstück auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und
· der Arbeitgeber oder eine andere vom Arbeitgeber beauftragte Person (nicht der Arbeitnehmer) die Übernachtung mit Frühstück bucht und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Übernachtungsbetriebes vorliegt.
Ausnahmsweise kann die Buchung des Frühstücks mit Übernachtung auch vom Arbeitnehmer durchgeführt werden, wenn eine entsprechende dienst- oder arbeitsrechtliche Regelung des Arbeitgebers dies vorsieht. Ein solcher Fall liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung vor, wenn entweder
· der Arbeitgeber eine Buchung durch den Mitarbeiter in einer Dienstanweisung oder Arbeitsanweisung (Reisekostenrichtlinie) oder im Arbeitsvertrag geregelt hat und der Arbeitnehmer das Frühstück im Rahmen eines vom Arbeitgeber vorgegebenen Rahmens (Hotellisten, Hotelkategorie) bucht oder
· wegen eines spontanen Einsatzes des Mitarbeiters oder wegen länger dauernden Arbeitseinsatzes planmäßig nicht möglich ist.
2. Ansatz des Frühstücks mit 4,80 Euro bei Inlandsreisen
Liegen die Voraussetzungen für den Ansatz des Frühstücks mit 1,57 Euro nicht vor (siehe Ziffer A. 1.), so kann auch weiterhin das Frühstück mit 4,80 Euro bei Inlandsreisen angesetzt werden, wenn im Übernachtungspreis das Frühstück enthalten und im Rahmen der Vereinfachungsregelung (siehe Ziffer A 2.2.) in einem Sammelposten (Servicepauschale oder Business-Package) ausgewiesen ist.
3. Ansatz des Frühstücks mit dem tatsächlichen Preis
Wir d vom Übernachtungsbetrieb nicht von der Vereinfachungsregelung gem. A. 2.2. Gebrauch gemacht und der Preis für das Frühstück offen in der Rechnung ausgewiesen, so muss als Wert für das Frühstück der Preis laut Rechnung angesetzt werden.
C: Anwendung der Neuregelung
Das BMF-Schreiben ist auf alle Frühstücksmahlzeiten ab 1.1.2010 anzuwenden. Zur Anwendung der Neuregelung bezüglich des Ansatzes des amtlichen Sachbezugswerts als Wert der Frühstücksmahlzeit mit 1,57 Euro reicht es nach Meinung der Finanzverwaltung aus, wenn die entsprechenden Voraussetzungen – dienst- oder arbeitsrechtliche Regelung, wer die Übernachtung mit Frühstück bestellen darf – bis zum 4.6.2010 (drei Monate nach Veröffentlichung des BMF-Schreibens) im Unternehmen geschaffen werden.
D: Empfehlung
Damit der Frühstückswert zum amtlichen Sachbezugswert von 1,57 Euro angesetzt werden kann, sollte der Arbeitgeber in einer Dienst- oder Arbeitsanweisung bis zum 4.6.2010 regeln, wer im Unternehmen die Übernachtung mit Frühstück für den Arbeitnehmer buchen darf.
Ist für die Buchung keine besondere Stelle im Unternehmen vorhanden, kann vom Arbeitgeber geregelt werden, dass der Arbeitnehmer die Übernachtung mit Frühstück auch selbst buchen darf. In diesem Fall ist zusätzlich in einer Dienst- oder Arbeitsanweisung oder im Dienstvertrag zu regeln, dass der Arbeitnehmer die Übernachtung mit Frühstück in einem vom Arbeitgeber vorgegebenen Preisrahmen selbst buchen darf.
In jedem Fall sollte vermieden werden, dass der Preis für das Frühstück in der Rechnung offen ausgewiesen wird. Dann reicht in der Regel der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand nicht aus, allein die Kosten für das Frühstück zu decken. Hierzu sind die Einkaufsabteilungen der Unternehmen gefordert, entsprechende Vereinbarungen mit den Übernachtungsbetrieben zu treffen, wonach das Frühstück nicht offen ausgewiesen sondern im Rahmen einer „Servicepauschale“ oder einem „business-package“ enthalten sein.
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